Scegliere la location per eventi più adatta alle proprie esigenze può spesso portare a notti insonni e grattacapi. In questo articolo andremo a vedere insieme alcuni consigli per facilitare la decisione e colpire nel segno organizzando un evento indimenticabile. In particolare, ci soffermeremo su 3 linee guida principali da prendere in considerazione al momento della programmazione e della ricerca della location per eventi perfetta.
L’importanza della posizione
La posizione della location scelta va messa al primo posto tra le cose da considerare poiché è sicuramente uno dei fattori principali che andrà a garantire il successo del vostro evento.
Per iniziare, il luogo scelto deve essere facilmente raggiungibile ed una struttura nelle vicinanze di una strada principale è migliore di una lontana e difficile da rintracciare. Prendete quindi in considerazione la distanza della location da aeroporti, stazioni, fermate del bus e autostrade.
Bisogna poi pensare più nello specifico a quale mezzo di trasporto verranno prediletto dai partecipanti: se la maggior parte dei partecipanti arriva da molto lontano o dall’estero sarà preferibile una location nelle vicinanze di un aeroporto; se molti dovessero arrivare in treno vale la pena di considerare le località vicine alle stazioni; infine nel caso l’auto fosse il mezzo scelto dalla maggioranza dei partecipanti, sarebbe conveniente cercare un posto vicino alle arterie autostradali e dotato di parcheggio.
Le location per eventi lontane dalle vie di comunicazione o isolate sono da considerare se il tuo evento punto a creare una sensazione di intimità e tranquillità tra i presenti. Sono perfette ad esempio per eventi di piccole dimensioni dove lo spostamento dei partecipanti non va ad incidere sulla quota di partecipazione.
Le dimensioni della sala sono importanti
Dovrete sempre informarvi sugli spazi e sale messe a disposizione dalla location scelta. È ovvio che dovrete considerare il numero dei partecipanti prima di prenotare la sala per il meeting: non volete di certo che i vostri ospiti siano costretti a stare in piedi o sedersi per terra per partecipare a causa del sovraffollamento della sala; allo stesso tempo è meglio non affittare una sala troppo grande poiché potrebbe apparire vuota con un numero di ospiti basso.
Ma come possiamo essere certi del numero di partecipanti? Una delle alternative è quella di pubblicizzare l’evento e raccogliere le adesione e poi, in un secondo momento, prenotare la sala. L’unico problema è che le tempistiche diventano lunghe e si rischia di non trovare disponibilità al momento della prenotazione. Un’altra idea può essere quella di organizzare sempre eventi a numero chiuso in modo da garantire un massimo numero di partecipanti spingendoli contemporaneamente a prenotare per tempo per paura di rimanere esclusi.
Che tipo di evento stai organizzando?
Se volete scegliere la location in base al tipo di evento che state organizzando, il segreto è capire quale sia il punto di forza di ognuna delle strutture ricercate. Ad esempio se volete creare intimità, puntate su un agriturismo o una struttura isolata; per un evento di classe e lussuoso, un hotel a 5 stelle sarà sempre un successo; per evento legato a cultura, arte e tradizione, una villa storica è l’ideale.