Scegliere la location per eventi più adatta alle proprie esigenze può spesso portare a notti insonni e grattacapi. In questo articolo andremo a vedere insieme alcuni consigli per facilitare la decisione e colpire nel segno organizzando un evento indimenticabile. In particolare, ci soffermeremo su 3 linee guida principali da prendere in considerazione al momento della programmazione e della ricerca della location per eventi perfetta.
La posizione della location scelta va messa al primo posto tra le cose da considerare poiché è sicuramente uno dei fattori principali che andrà a garantire il successo del vostro evento.
Per iniziare, il luogo scelto deve essere facilmente raggiungibile ed una struttura nelle vicinanze di una strada principale è migliore di una lontana e difficile da rintracciare. Prendete quindi in considerazione la distanza della location da aeroporti, stazioni, fermate del bus e autostrade.
Bisogna poi pensare più nello specifico a quale mezzo di trasporto verranno prediletto dai partecipanti: se la maggior parte dei partecipanti arriva da molto lontano o dall’estero sarà preferibile una location nelle vicinanze di un aeroporto; se molti dovessero arrivare in treno vale la pena di considerare le località vicine alle stazioni; infine nel caso l’auto fosse il mezzo scelto dalla maggioranza dei partecipanti, sarebbe conveniente cercare un posto vicino alle arterie autostradali e dotato di parcheggio.
Le location per eventi lontane dalle vie di comunicazione o isolate sono da considerare se il tuo evento punto a creare una sensazione di intimità e tranquillità tra i presenti. Sono perfette ad esempio per eventi di piccole dimensioni dove lo spostamento dei partecipanti non va ad incidere sulla quota di partecipazione.
Dovrete sempre informarvi sugli spazi e sale messe a disposizione dalla location scelta. È ovvio che dovrete considerare il numero dei partecipanti prima di prenotare la sala per il meeting: non volete di certo che i vostri ospiti siano costretti a stare in piedi o sedersi per terra per partecipare a causa del sovraffollamento della sala; allo stesso tempo è meglio non affittare una sala troppo grande poiché potrebbe apparire vuota con un numero di ospiti basso.
Ma come possiamo essere certi del numero di partecipanti? Una delle alternative è quella di pubblicizzare l’evento e raccogliere le adesione e poi, in un secondo momento, prenotare la sala. L’unico problema è che le tempistiche diventano lunghe e si rischia di non trovare disponibilità al momento della prenotazione. Un’altra idea può essere quella di organizzare sempre eventi a numero chiuso in modo da garantire un massimo numero di partecipanti spingendoli contemporaneamente a prenotare per tempo per paura di rimanere esclusi.
Se volete scegliere la location in base al tipo di evento che state organizzando, il segreto è capire quale sia il punto di forza di ognuna delle strutture ricercate. Ad esempio se volete creare intimità, puntate su un agriturismo o una struttura isolata; per un evento di classe e lussuoso, un hotel a 5 stelle sarà sempre un successo; per evento legato a cultura, arte e tradizione, una villa storica è l’ideale.
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